El Rapport de visitas

Dalbado y los rapport de visitas

En mi experiencia como consultor en Pymes, este es uno de los asuntos más espinosos.

 

 

Cuando una empresa decide cambiar (para evolucionar y profesionalizarse), casi siempre pasan las mismas cosas, la secuencia de hechos es muy similar aunque es verdad que la velocidad del cambio depende mucho de la verdadera voluntad de la directiva (en bloque) y, por supuesto, de la dificultad al cambio de los trabajadores (siempre hay algún grado dificultad al cambio).

 

Es muy curiosa la visión de la directiva si se comparan los DAFOS iniciales con los actuales, una vez ya se ha madurado en la perspectiva real de la situación. Uno de los puntos fuertes que casi siempre sale al principio es “disposición de un equipo eficiente e implicado”… parece común pensar que se dispone de personas diferentes y excepcionales por el hecho de que trabajen a nuestro lado mucho tiempo. La realidad es que en los DAFOS posteriores (a 24 meses del inicial), éste es un punto que muchas veces queda anulado y en ocasiones, pasa al cuadrante de puntos débiles. El porqué de esto es para mí aún una incógnita, me surgen muchas ideas al respecto, pero la que más se asienta en mi mente es la distancia de la realidad que provoca la falta de información / formación junto con la constante relación humana (el roce hace el cariño…) y sobre todo, la ausencia de pruebas a las que se han enfrentado los trabajadores ya que acostumbran a estar en su zona de confort.

 

Algunos de ellos se revelarán ante los cambios y manifestarán su verdadera “disposición, dedicación e implicación” con la empresa.

 

Dalbado y los rapport de visitas con análisis DAFO

 

Uno de los cambios que más molestan a los comerciales es cuando al Director Comercial de la empresa, (que acostumbra a ser familiar y que muchas veces coincide con el dueño o responsable de “todo”), les dice que han de presentar un Rapport de visitas.

 

 


 

Caras de “póker”, críticas a la dirección y hasta amenazas tipo “que no me compliquen que me llevo los clientes a otra empresa”, no saben que la estadística (que se equivoca poco) dice que estos comerciales se llevan un máximo del 17% de la cartera, el modal acostumbra a ser mucho menor. Aquello que se dice de que “nadie es imprescindible” es una verdad grande, en contra de las creencias de algunos “dinosaurios”.

 

Hasta ahora he explicado mi visión como consultor. Pero yo he sido también comercial y lo he “sufrido en mis carnes”. ¿Cómo lo veía en esos momentos de mi vida?

 

El Rapport de visita se utiliza en muchas empresas como herramienta fiscalizadora por parte de un superior en la empresa, una manera de “confirmar el puesto” ya que se han de “pasar cuentas de lo que se hace”. En esos momentos de mi vida, como comercial joven e impetuoso, aunque reconocía la necesidad de mi superior de estar informado, me costaba no entenderlo como una fiscalización de mi trabajo, una desconfianza de la empresa hacia mí, una obligación, la parte menos motivadora y más aburrida de mi día a día.

 

Además, todos sabíamos que los Rapports de todos los comerciales no podían ser leídos. Simplemente por falta de tiempo, (se escribían a mano y se enviaban por fax a la Dirección Comercial)… ya que el responsable no hubiera hecho otra cosa que leerlos en toda la semana… lo cual aun desmotivaba más su redacción.

 

El Rapport de verdad:

 

La estrategia está en qué tipo de información se requiere y para que se va a utilizar.

 

Los Directores Comerciales de épocas pasadas (10 años en el cómputo empresarial / comercial, es ya una eternidad) trabajaban desde la autoridad del puesto, el control, la fiscalización de la actividad y en ocasiones, hasta la agresividad relacional. Hoy en día este modelo directivo está pasado y, simplemente, no sirve. Un Director Comercial de hoy, si quiere conseguir los objetivos,  debe ser un buen líder, que fomente el trabajo en equipo, conocedor del mundo relacional y humano y que se vincule a la estrategia de Marketing de la compañía.

 

La necesidad de conocer el mercado, su entorno,  la evolución del consumidor, la competencia… le obliga a trabajar en equipo con el departamento de  Marketing, logística, producción… siempre realizando estrategias conjuntas y enfocadas en las necesidades del consumidor.

 

La realización de un Budget cercano a la realidad identificará su eficacia y su profesionalidad ante el resto de departamentos, que se guiarán de sus previsiones.

 

La necesidad de encontrar valores compartidos con su fuerza de ventas para la consecución de los objetivos les unirá en una “guerra” en la que todos trabajarán para todos.

 

La pregunta es, ¿cómo un Director Comercial de hoy puede hacer todo esto sin Rapport de visitas?

De dónde saca la información para compartirla con Marketing, logística y producción… para elaborar el Budget anual, para lanzar nuevos productos, para conocer a su cliente…

 

¿Cómo enfocarlo entonces para que se entienda lo que realmente es?

De momento yo propongo cambiarle el nombre, la palabra Rapport suena peyorativa y no define su función real, cambiarlo por, “Informe de mercado”, “Información comercial”, “Valor de zona”… eso ya queda en la imaginación de cada uno, lo importante es que se entienda para qué sirve este documento tan importante en la empresa que quedaría definido, más o menos así.

 

“La manera de relacionarse de forma ordenada entre la empresa y las personas interesadas. Que entiendan los motivos, sentimientos e ideas de los actores del mercado y puedan comunicarse con ellos de forma certera y eficiente”.

 

De manera que no podemos hacer un Rapport con secuencias de datos, horarios, Kms… tendremos que idear la manera de comunicarnos con el mercado a través de la única persona que está en contacto con él diariamente, nuestro comercial. Y que éste, encuentre en este medio una buena manera de solucionar los problemas que le surgen a través de la información que facilita. Si se hace así, veremos que sólo ha de mencionar lo importante, el porqué de los resultados (clientes nuevos, clientes perdidos, precios, información de la competencia…) no un resumen de su actividad diaria.

 

Por supuesto, el comercial ha de ver feedback, respuesta de la información aportada y soluciones a los temas tratados, si se hace de esta manera, entonces el comercial es el mejor aliado y toma el rol de experto comunicador interno… pudiendo este rol exigir mejoras.

 

 

Quien quiere llegar a una meta, busca caminos. 

Quien no quiere llegar, busca excusas

Anónimo

 

 

 

Quizás te interese saber un poco más sobre quien ha escrito este artículo, soy  Diego Albadalejo (Fundador de Dalbado) y me gustaría transmitirte que compartir este contenido si te ha resultado interesante dice mucho de tu generosidad por repartir la experiencia y conocimientos que he adquirido como profesional de la venta todos estos años, gracias.

 

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Comentarios: 1
  • #1

    DOLORS RAMÍREZ - PSICÓLOGA (miércoles, 19 octubre 2016 11:16)

    No quería dejar de pasar la oportunidad de felicitar a todo el equipo por la capacidad de comunicar todo aquello que realizan y que nos brinda la oportunidad de conocer un poco más sobre su trabajo. Saludos.